こんにちは、hirotoです。
会社はもちろん大学やバイトで、同じ時間働いたのに仕事が終わる人と終わらない人がいます。
実はこれは頭がいい悪いの問題ではなく、テクニックで解決する場合がほとんどです。
しかし、このテクニックは観察できる機会が少ないので、あまり人目につくことはありません。
本を読んだり、人に聞いたり、自分で見つけるしかないのです。
僕は大学院の忙しすぎる日々とビジネス書好きの性格が相まってこのテクニックを勉強しました。
そこで、この記事ではこのテクニックをGmailに焦点を当てて書いています。
この記事は
- メールとのうまい付き合い方は？
- 仕事をできる人はメールでどんな時間短縮をしているの？
- Gmailの便利な機能は？
と疑問に思っている人、知りたい人向けに書いています。
「仕事が速い人ほどメールの返信も早い」という言葉があるくらい、仕事の速さとメールは強く関係しています。
この記事を読めば、仕事をしている時間のうちメールに費やす時間はガッと下がるはずです。
ぜひ参考にしてみてください。
メールに対する姿勢
読む・書く・送ること以上、メールについて考えていない人は多いのではないでしょうか。
要領のいい人はメールについても効率化をしています。
そして、効率化をすると必然的に返信し忘れたり、読み忘れたりすることがなくなります。
この機会に、ただのメールと思わず一度立ち止まってメールに対する姿勢を考えてみて下さい。
メールは短く書く【送信編】
メールはできるだけ短くまとめて書くべきです。
なぜなら、長くだらだら書くと文字の量だけ時間がかかるからです。メールに時間をかけると仕事や作業も進まなくなるので、できるだけ短くまとめて書いた方がいいです。
また、短く書くと相手に伝わりやすくなります。短く文は読み手側からしても、何を伝えたいメールなのかはっきり分かるので、伝達事項も確実に伝えることが出来ます。
では短く書くコツはというと、それは要件から書くことです。
「打ち合わせの日程についての連絡です」や「作業の進捗状況についてです」などから書き始めると短くまとめやすくなります。
また、要点を箇条書きで書くことも有効です。箇条書きは抜群にわかりやすく伝えられるので、内容に応じて使いこなしましょう。
メールは1回しか読んではいけない【受信編】
「メールは一回しか読まない」と自分の中でルールを作りましょう。これは、メールだけでなくLineやTwitterなどのSNSでも同じです。
僕の周りに昔のメールを探して2度3度も読んでいる人がいますが、はっきり言ってメールを読み返すことは時間の無駄です。
そのため、「既読マークがついているものは対処済み」そういう意識を持っておくことが重要です。
返信は読んだ直後にする【返信編】
【受信編】で書いたように「既読マークがついているものは対処済み」という意識を持つためには、読んだ直後に返信するという行動が必要です。
これが、「仕事が速い人ほどメールの返信も早い」と言われる根源だと僕は思います。
「あとで返信しよう」と一度後回しにしていると、ずるずる先延ばしにしてしまい最悪返信を忘れてしまうということにもなりかねません。
最初にメールを読んだ時が一番大切なので、この瞬間に返信することを忘れないようにしましょう。
返信に時間がかかるメールの対処法
返信は読んだ直後するべきだと先ほど書きましたが、内容によっては直後に返せないメールもありますよね。
例えば、上司の確認がいるメールや資料作成に時間がかかるメールです。
これらのメールは1日またはそれ以上の時間がかかるので、後日返信を忘れないように工夫が必要です。
いろいろ方法はありますが、ここでは僕の一番おすすめの方法を紹介します。
超便利！★を使うべき
Gmailの★機能を使うと、超簡単に重要なメールを区別することが出来ます。
実際の写真を下に示します。
★を押すことでチェックをつけたり消したりすることが出来ます。
また、左のメニューにある「スター付き」の項目を押すと下の写真のように★がついた重要なメールだけを表示することが出来ます。
★は色でジャンル分けできる
「重要なメールでもジャンルが違うんだよなぁ」と思っている場合でも大丈夫です。
★は下の写真のように色や形を変えることが出来るので、印でジャンルを分けることが出来ます。
それでは、やり方を説明します。
まず、設定を押してください。
次に全般のスターに関するところまでマウスをドラッグします。
ここで未使用のところから必要なマークを使用中のところにドラッグ＆ドロップをし、保存すれば完成です。
あとは、★を何度もクリックすると設定したマークに星が変化してくれます。
簡単に設定できるのでぜひ試してみてください。
Gmailの知っておくべき便利機能
Gmailは他にも知っておくと時間短縮できる便利機能があります。
特にこれから紹介する機能は基本的なものかもしれませんが、圧倒的に時間短縮できるので絶対に覚えておきましょう！（他のメールサービスでも似たようなことはできるので、自分が使っているメールサービスも一度調べてみてください）
署名は自動化
メールを送る際に自分が何者なのか相手に知ってもらうことはとても重要です。
そこで署名を一度作っておくと、メールを作成するたびに自動的に署名を表示してくれるので超便利です。
こんな感じです。
表示の仕方はまず設定を押します。
次に全般の署名に関するところまでマウスをドラッグし、下図のように署名を書きます。
所属、名前、住所、電話番号、メールアドレスの5つを書いていればOKです。
簡単にできるので、ぜひ作ってみてください。
送信は「Ctrl+Enter」
メールを作成した後、マウスで送信ボタンを押している人は多いのではないでしょうか？
これは完全に時間の無駄です。
なぜなら、メールを書いている時両手はキーボードの上にあるのでマウスを持ち替えなければいけないからです。
こういう時は、ショートカットキーを使えるようにしておきましょう。
送信は「Ctrl+Enter」を押すだけです。これでメール１つあたり3秒は早くなります。
ちりも積もれば山となる、です。
添付は「ドラッグ＆ドロップ」
添付をする際、下図のように📎ボタンから添付をするのも時間の無駄です。
（図）
送りたいファイルは新規メッセージ内に直接「ドラッグ＆ドロップ」すれば添付することが出来ます。
これを知っていれば少なくても30秒は時間短縮になるはずです。
このような時間短縮のできるノウハウや機能は積極的に活用していきましょう。
最後に
今回は仕事の効率とパフォーマンスを上げるメールのテクニックを紹介しました。
ここで一度、記事の要点をまとめます。
- 送信、受信、返信にかける時間を減らす姿勢を持つ
- 返信に時間がかかるメールは印をつける
- メールの便利機能で作業をショートカットする
メールをいくらしても仕事や作業は進みません。
仕事や作業をする時間を作るために、メールに触れる時間を極力減らし生産性をぐんぐん上げていきましょう！
小さな積み重ねが仕事の速い人と遅い人の明暗を分けているはずです！
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